Formations Professionnelles Diplômantes

Secrétaire Assistant(e)

Découvrez notre formation diplômante "Secrétaire Assistant(e)"

et obtenez un Titre professionnel du Ministère du Travail

 

 

TITRE PROFESSIONNEL DU MINISTÈRE DU TRAVAIL - NIVEAU IV (BAC)

 

Titre professionnel de SECRETAIRE ASSISTANT(E) niveau IV (code NSF : 374T) se compose de deux activités types, chaque type comportant les compétences nécessaires à sa réalisation. A cette activité type correspond un Certificat de Compétences Professionnelles.

(Titre crée par arrêté de spécialité du 3 juillet 2003 (JO Modificatif du 31 octobre 2012 modifié par JO du 20 novembre 2012) Emploi métier de rattachement suivant la nomenclature du ROME : M1607 – Secrétariat.

 

 

Le métier de secrétaire assistant(e)

 

  • L’emploi de secrétaire assistant(e) se caractérise par une grande polyvalence. Le (la) secrétaire assistant(e) intervient en appui administratif et logistique auprès d’un responsable hiérarchique ou d’une équipe. Il (elle) assure la coordination et l’organisation de l’information au sein de son service ou de sa structure. IL (elle) effectue le suivi administratif des fonctions commerciales et RH de l’entreprise et traite certains dossiers spécifiques.
  • Le (la) secrétaire assistant(e) contribue à la qualité de la communication de l’entreprise. Il (elle) en valorise l’image et est le relais de l’information, tant à l’interne qu’à l’externe. La dimension relationnelle de la fonction est de ce fait essentielle.
  • Il (elle facilite le travail de sa hiérarchie en prenant en charge la préparation des dossiers, la conception, la présentation et la diffusion de documents tels que courriers, rapports, tableaux ou graphiques. Il (elle) assure la recherche d’informations à partir de sources identifiées et organise le classement et l’archivage physiques et numériques.
  • Il (elle) assiste l’équipe en gérant l’accueil des visiteurs et les appels téléphoniques, en assurant la prise de rendez-vous et la tenue des agendas ainsi qu’en organisant les réunions et les déplacements.
  • Le (la) secrétaire assistant(e) peut être amené(e) à remplacer un(e) autre secrétaire durant son absence, nécessitant une capacité d’adaptation et d’ouverture sur son environnement.
    Selon l’activité de l’entreprise, il (elle) assure le suivi administratif des opérations commerciales (achats et ventes) et le suivi administratif du personnel.
  • Assurant l’interface entre l’entreprise et ses interlocuteurs, il (elle) apporte un premier niveau de réponse aux demandes et problèmes courants qu’il (elle) a identifiés et analysées, en conciliant satisfaction de l’interlocuteur et intérêts de l’entreprise.
  • Selon le contexte de la structure, l’utilisation de la langue anglaise peut également être demandée pour transférer un appel téléphonique ou prendre un message.
  • Le (la) secrétaire assistant(e) exerce sa fonction avec un degré d’autonomie et de responsabilité qui varie selon la taille et le domaine d’activité de l’entreprise. L’organisation des tâches qui lui incombent relève de sa propre initiative.
  • La multiplicité des tâches et des intervenants entraîne des interruptions fréquentes de l’activité en cours et nécessite une appréciation et une gestion des urgences et priorités.
  • L’essentiel de l’activité s’exerce de façon sédentaire avec l’utilisation des outils bureautiques et de communication, mais aussi de logiciels professionnels. L’évolution technologique de ces outils nécessite une mise à jour et une adaptation des compétences en permanence. Les horaires sont stables même si l’amplitude des horaires de travail tend à s’élargir pour s’adapter aux flux des sollicitions de la clientèle ou des usagers.

 

Le diplôme

Titre Professionnel de niveau IV et/ou Certificats de Compétences Professionnelles (CCP).
Le titre de secrétaire assistant(e) est composé de 2 certificats de compétences professionnelles.

Ces certificats sont les suivants :

1- Assurer les travaux courants de secrétariat et assister une équipe.

2 - Réaliser le traitement administratif des différentes fonctions de l’entreprise.

 

La durée de la formation assistant(e) secrétaire

Formation de niveau IV possible en 2 formules :

En continu (11 mois, 20 h/semaine) : du 20 Mars 2017 au 19 Janvier 2018 (712 heures au centre de formation + 189 heures de stage en entreprise).

 

Le niveau requis

1ère -Terminale ou expérience professionnelle dans le domaine.

 

L'admission

Dossier de candidature - tests – entretien

 

Les aptitudes professionnelles

Capacités d'adaptation et d'organisation, goût pour le travail soigné, facilité d'expression écrite et orale (bonne maîtrise de la langue française), réactivité, sens de l'initiative, capacités relationnelles.

 

L'organisation de la formation

La formation se compose de 2 modules qualifiants et d'une période en entreprise.

 

Découverte de la formation : accueil, intégration

 

CCP 1 : Assurer les travaux courants de secrétariat et assister une équipe
• Produire des documents professionnels courants,
• Rechercher et communiquer des informations,
• Assurer la traçabilité et la conservation des informations,
• Accueillir et orienter un visiteur et traiter les appels téléphoniques,
• Assister une équipe dans la planification et l’organisation de ses activités.

 

CCP 2 : Réaliser le traitement administratif des diverses fonctions de l'entreprise.
• Assurer l'administration des achats et des ventes,
• Assurer l’interface entre l’entreprise et ses interlocuteurs et traiter les problèmes courants,
• Assurer le suivi administratif courant du personnel,
• Elaborer et actualiser des tableaux de suivi et des graphiques.

 

Période en entreprise : 

Stage de 6 semaines pour le rythme temps plein ou alternance 4 jours entreprise / 1 jour centre de formation pour le contrat de professionnalisation.

 

Techniques de recherche d'emploi.

 

Passage du PCIE (Passeport de Compétences Informatique Européen)

 

Session de préparation et de validation.

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