Formations Professionnelles Diplômantes – Secrétaire Assistant(e), Spécialisation en Immobilier

Le métier de secrétaire assistant(e) :

• L’emploi de secrétaire assistant(e) se caractérise par une grande polyvalence.
Vous intervenez en appui administratif et logistique auprès d’un responsable hiérarchique ou d’une équipe. Vous assurez la coordination et l’organisation de l’information au sein de son service ou de sa structure. Vous effectuez le suivi administratif des fonctions commerciales et RH de l’entreprise et traite certains dossiers spécifiques.
• Vous contribuez à la qualité de la communication de l’entreprise. Vous en valorisez l’image et êtes le relais de l’information, tant à l’interne qu’à l’externe. La dimension relationnelle de la fonction est de ce fait essentielle.
• Vous facilitez le travail de sa hiérarchie en prenant en charge la préparation des dossiers, la conception, la présentation et la diffusion de documents tels que courriers, rapports, tableaux ou graphiques. Vous assurez la recherche d’informations à partir de sources identifiées et organise le classement et l’archivage physiques et numériques.
• Vous êtes en charge d’accueillir les clients, de répondre aux appels téléphoniques, et de fournir des réponses aux questions des clients, d’assurer la prise de rendez-vous et la tenue des agendas ainsi qu’en organisant les réunions et les déplacements.
• Le (la) secrétaire assistant(e) peut être amené(e) à remplacer un(e) autre secrétaire durant son absence, nécessitant une capacité d’adaptation et d’ouverture sur son environnement.
• Selon l’activité de l’entreprise, vous pouvez assurer le suivi administratif des opérations commerciales (achats et ventes) et le suivi administratif du personnel. Assurant l’interface entre l’entreprise et ses interlocuteurs, vous apportez un premier niveau de réponse aux demandes et aux problèmes courants que vous aurez identifiés et analysés, en conciliant satisfaction de l’interlocuteur et intérêts de l’entreprise.
• Selon le contexte de la structure, l’utilisation de la langue anglaise peut également être demandée pour transférer un appel téléphonique ou prendre un message.
• Le (la) secrétaire assistant(e) exerce sa fonction avec un degré d’autonomie et de responsabilité qui varie selon la taille et le domaine d’activité de l’entreprise. L’organisation des tâches qui lui incombent relève de sa propre initiative.